Lobtec desenvolve conector para assinatura eletrônica:

Conector Senior DocuSign By Lobtec

O que é uma Assinatura Eletrônica?

A Lei Federal ESIGN dos EUA define uma “assinatura eletrônica” como um som eletrônico, símbolo ou processo, anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro. Na prática, as assinaturas eletrônicas têm sido usadas para assinar, exclusivamente através do meio digital, cartas de oferta, contratos de venda, recibos de permissão, acordos de locação, isenções de responsabilidade, documentos financeiros, etc. Assinaturas eletrônicas são legalmente executáveis na maioria das transações comerciais e pessoais em quase todos os países do mundo, inclusive no Brasil. Aqui, contamos com a Medida Provisória 2.200-2 do Código Civil Brasileiro, Resoluções do Comitê Gestor do ICP e Instruções Normativas do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação que regulam a matéria. Essa MP diz, em seu primeiro artigo que “Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”

Resumidamente, assinatura eletrônica é o processo de autenticação de documentos por meio digital, sem o uso de canetas, papéis ou deslocamento físico, o que economiza diversos e preciosos recursos. O processo de assinatura eletrônica elimina vulnerabilidades do processo equivalente físico, que pode ser comprometido por extravios, erros, fraudes ou pelo contato acidental com água, por exemplo. Qualquer um destes cenários pode invalidar completamente o trabalho realizado, o forçando a ser recomeçado ou abandonado de modo definitivo.

É visando esse processo que a Lobtec identificou a oportunidade de desenvolver um conector que integre eficientemente e automatize a gestão de documentos de ponta a ponta, inclusive e principalmente na gestão de assinaturas eletrônicas.

Tecnologia Lobtec

O conector Senior DocuSign, desenvolvido pela Lobtec, automatiza as gerações de documentos nas ferramentas de Gestão de Pessoas (HCM), Acesso e Segurança, ERP e Logística da Senior, integrando os documentos gerados na demanda ao processo de coleta de assinatura eletrônica.

Isso permite aos usuários a geração de qualquer modelo de relatório de maneira individual ou coletiva, ou seja, é possível utilizar a solução para geração de documentos de somente um indivíduo, que aplica sua respectiva assinatura eletrônica, ou para a geração e gestão coletiva de documentos, para que cada pessoa com algum documento gerado o assine eletronicamente, sem necessidade de controles manuais diretos na gestão do processo. É possível, por exemplo, gerar os cartões de ponto dos colaboradores e enviá-los para assinatura eletrônica dos mesmos, acelerando os processos que envolvem as assinaturas de documentos de funcionários, otimizando a eficiência das duas soluções do seu sistema de RH à plataforma DocuSign.

Além disso, é importante frisar que o processo de definição das assinaturas eletrônicas a serem utilizadas é parametrizável, pode ser modificado a cada geração do documento e utiliza a estrutura hierárquica dos postos de trabalho para definir os responsáveis por assinatura dos documentos gerados.

As funcionalidades e benefícios da rotina das soluções DocuSign são potencializadas com a integração do conector desenvolvida pela Lobtec, dando rapidez, segurança e facilidade às soluções abrangidas, enquanto as automatiza amplamente, tornando o processo de coleta de assinatura eletrônica mais simples e seguro.

 Funcionalidades:

• Permite a geração individual ou coletiva dos documentos a serem assinados através das ferramentas Senior;
• Utiliza a estrutura hierárquica dos postos de trabalho para definir a sequência e responsáveis pelas assinaturas;
• Integra os documentos gerados de forma automática com a plataforma DocuSign.

Principais benefícios e vantagens:

• Elimina a necessidade de inclusão manual de documentos na plataforma DocuSign;
• Aumenta a autonomia na geração de grandes volumes de documentos a serem assinados;
• Permite a assinatura dos documentos de maneira prática em qualquer lugar com acesso pela web através de portal responsivo, para dispositivos móveis, ou através de aplicativos móveis da DocuSign, que são muito bem avaliados;
• Permite o encaminhamento de documentos para vários usuários em sequenciamento serial, paralelo e misto para adaptar seus processos internos.

Conclusão

A adoção e otimização no processo de coleta de assinaturas eletrônicas revoluciona a gestão de documentos de uma empresa. Tempo e recursos são economizados, enquanto talentos podem ser melhores aproveitados para tarefas mais desafiadoras e promissoras da organização.

No entanto, o uso de assinatura eletrônica requer cuidados de segurança, pois a praticidade do processo acontecer no meio digital deve vir acompanhada de robusta segurança, essencial para o devido funcionamento do processo de coleta de assinaturas eletrônicas.

No fim das contas, a aplicação e gestão do conceito de assinaturas eletrônicas faz parte de uma tendência global, a transformação digital, e, como as demais tecnologias identificadas nessa tendência e adotadas pelo mercado, ter uma gestão de assinaturas eletrônicas eficiente, segura e robusta é necessário para qualquer organização que quer se manter competitiva.